電子帳簿保存法に応じた運用を行うためには、電子帳簿保存BOX（またはVM1）のご利用前に以下について確認、準備をお願いします。
１．社内ルールの整備
電子帳簿保存法に従った保存（スキャナ保存、電子取引データ保存）を行うには、社内ルールとして「事務処理規程」や「事務の手続きを明らかにした書類」の整備が必要です。
【スキャナ保存に関するもの】
- スキャナによる電子化保存規程
- 国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続きを明らかにした書類
【電子取引に関するもの】
- 電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程
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国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続きを明らかにした書類
「事務処理規程」や「事務の手続きを明らかにした書類」は、国税庁ホームページからサンプルをダウンロードできます。
社内ルールに記載すべき事項の例
【改ざん等の防止に関すること】
証憑は、作成や授受の時点と保存開始時点で同一であることが必要です。
メールで受信した領収書等、またはあらかじめスキャンしたファイルを本サービスで保存を開始するまでの間にデータの改ざん、訂正、手書き運用などに留意が必要となります。これらは原則禁止ですので、「事務処理規程」で電子取引データの正当な理由がない訂正および削除を防止するルールを記載します。
【保存の開始に関すること】
スキャナ保存の場合、証憑授受後速やか（概ね7営業日以内）に保存ができない場合には、「事務処理規程」の作成が必要です。（この場合、最長で２か月＋概ね7営業日以内での保存が可能になります。）
また、スキャナ保存では、「事務の手続きを明らかにした書類」は必ず作成が必要です。
２．ハードウェア
事業所にパソコン、ディスプレイ、プリンター、スキャナーを用意し、電子帳簿保存法の要件に応じた運用環境を準備してください。
- ディスプレイ
- サイズ：14インチ（35cm）以上
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カラー：RGB256階調相当以上
- プリンター（書面印刷時）
- 解像度：200dpi以上
- カラー：RGB256階調相当以上
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原稿サイズのまま分割せずに用紙に印刷可能なプリンターであること。
- スキャナー
- 対象の紙がスキャンできるカラースキャナ
- 解像度：200dpi 以上
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カラー：RGB256階調相当以上
※本システムと直接連携するスキャナー（ScanSnap、fiシリーズスキャナー）でスキャンする場合は、解像度300dpi、カラーでスキャン、保存されます。
- スマートフォン
- 画素数： 約387万画素以上（A4サイズの場合）
※上記ハードウエアの利用により、本システムでは、JIS X6933又はISO12653-3準拠スキャナ評価用テストチャート４ポイント文字を認識することができます。
３．ソフトウェア
本システムでは、証憑データ（画像と登録情報）をダウンロードできます。
登録情報（テキスト）はMicrosoft Excel形式でダウンロードされます。
画像データ(.PDF)を表示、印刷するためには、Adobe Reader等をご利用ください。
また、スマートフォン等で撮影した画像(.JPEG)は、JPEG画像を表示、印刷できるソフトウェア(例えばOSに標準搭載の「ペイント」など)をご用意ください。