1. VM1とは
VM1は、紙の書類（請求書・領収書など）をスキャンしたデータや、メール等で受領・発行した電子データをクラウド上で安全に保管・管理するサービスです。
法令対応：公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」「電子取引ソフト法的要件認証」を取得しており、電子帳簿保存法に準拠した運用が可能です。
保存期間：保存開始日から11年間保管されます（11年経過後は順次自動消去）。保管期間中はいつでも検索、参照、ダウンロード、印刷が可能です。
システム構成図
2. 外部ソフト・機器との連携
会計ソフト「MA1」との連携
「簡易振替伝票入力」「振替伝票」「元帳」または「VM1データ取込」画面にて、証憑画像を確認しながら仕訳を作成できます。仕訳と証憑は相互に紐付けられ、いつでも関連性を確認可能です。
※MA1がマネーフォワード社「STREAMED」と連携している場合、仕訳連携された証憑画像は自動的にVM1へ転送されます。
その他のソフト・機器連携
インボイス王：インボイス王から証憑データを取り込み、電帳法に準拠した形式で保管できます。（※「販売王」との連携には対応しておりません）
スキャナー連携：ScanSnapおよびfiシリーズスキャナーと直接連携に対応しています。
3. 証憑データの保存機能（スキャナ保存／電子取引）
スキャンデータ・電子取引データのいずれも、以下の流れ・仕様で安全に保管されます。
正確な日時の付与：NTPサーバー（正確な時刻を配信する専門サーバー）により、保存日時が付与されてクラウドへ保存されます。
OCRによる自動読み取り：取引先・取引年月日・金額などの主要項目をOCRで自動抽出し、画像と紐付けて保存します。
改ざん防止・安全保管：11年間の保存期間中、保存された証憑の直接改ざん（訂正）や物理削除はできません。
閲覧・検索：一覧画面で整然と表示されるほか、任意の条件で素早く検索できます。
4. ログインとアクセス管理
ログイン方法
指定のログイン画面、または連携しているクラウドシステム（「会計事務所クラウド」または「商工会クラウド」）からログインします。
アクセス管理
VM1は、連携クラウドシステム（会計事務所クラウド／商工会クラウド）のアクセス権限と連携して動作します。
１）識別・認証と権限設定
連携システムにアクセスする利用者を正しく識別・認証したうえで、「職員・事業者」の区分や「情報の機密度」といった管理区分に応じた利用範囲・アクセス権限を個別に設定できます。あらかじめ連携クラウドシステム側にて適切な権限設定を行ってください。
２）情報の更新履歴管理
情報の更新履歴は自動的に作成・記録され、証憑画面より必要に応じて確認することができます。
３）アクセスログの追跡機能
利用者の操作・アクセス記録はシステムログとして保持されており、事後的な追跡や確認が行える仕組みを備えています。
5. セキュリティ
本システムはMicrosoft社のクラウドプラットフォーム上で構築されており、高度なセキュリティ対策と万全の運用管理体制のもとで安全に保護されています。